In base alla normativa vigente (D. Lgs. 71/2011) il servizio notarile è dovuto unicamente ai cittadini italiani che siano residenti nella circoscrizione consolare e regolarmente iscritti all’AIRE, oppure che vi si trovino in via temporanea e lo comprovino opportunamente. I doppi cittadini dovranno esibire documento di identità italiano valido. Per la sottoscrizione di atti notarili ed altri servizi da far valere dinanzi alle Autorità italiane, i cittadini stranieri dovranno rivolgersi ad un notaio pubblico nel Regno Unito (cliccare QUI per la lista di alcuni notai noti a questo Consolato Generale).
Il Servizio notarile servizio è disponibile previo appuntamento da richiedere inviando l’apposito modulo (clicca QUI) per posta elettronica all’indirizzo e-mail notarile.edimburgo@esteri.it.
Al fine di facilitare l’erogazione del servizio richiesto, si invitano i richiedenti a inviare:
- Il modulo di richiesta dell’appuntamento;
- bozza dell’atto da sottoscrivere, predisposto da un professionista di fiducia in Italia, in formato editabile (Word .doc, .rtf o simile, no PDF o immagini);
- Copia di un valido documento di identità italiano;
- Copia del codice fiscale.
L’Ufficio Notarile del Consolato Generale è deputato a ricevere gli atti tra vivi e quelli di ultima volontà, a curare il loro deposito ed a rilasciarne copie ed estratti.
Gli atti notarili effettuati presso questo Consolato Generale sono validi nel solo territorio della Repubblica Italiana e presso le Rappresentanze diplomatico-consolari Italiane. Il cittadino italiano che si trova in territorio britannico e necessiti di sottoscrivere un atto notarile da far valere nel Regno Unito o in Paesi terzi dovrà rivolgersi ad un notaio pubblico nel Regno Unito.
N.B.: Gli atti notarili britannici, per essere validi in Italia, devono essere legalizzati tramite Apostille.
I servizi notarili più frequentemente richiesti ad un Ufficio consolare sono:
- Procure
- Testamento
- Atti Pubblici
- Attività di Autenticazione
1. PROCURE
La procura è un atto con il quale si dà la facoltà ad un’altra persona di agire in propria vece e rappresentanza ed a compiere gli atti necessari per raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare, amministrare, fare donazione, accettare donazione, costituire o sciogliere società, richiedere pubblicazioni di matrimonio, ecc.).
Le procure si dividono in due categorie:
- procure generali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato.
- procure speciali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di una parte dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l’incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.
2. TESTAMENTO
Tra le attività proprie dell’Ufficio notarile presso un Consolato rientra la redazione di alcuni atti concernenti le dichiarazioni di ultima volontà di soggetti che si trovano all’estero.
- Il testamento pubblico è la dichiarazione di volontà del testatore resa ad un funzionario delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni e redatta in forma scritta. Il testamento così redatto viene trasmesso al Registro Generale dei Testamenti presso il Ministero di Grazia e Giustizia.
- Nel testamento segreto, invece, le funzioni dell’Ufficio notarile si limitano al ricevimento formale dell’atto (il cui contenuto rimane segreto) ed al suo deposito agli atti dell’Ufficio consolare.
- Il testamento olografo, infine, non necessita della stesura da parte di un funzionario dell’Ufficio notarile e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque. Solitamente esso viene depositato presso l’Ufficio notarile al fine di evitare la possibilità di un suo smarrimento e per assicurarne l’immediata pubblicazione alla morte del testatore.
- Per richiedere la pubblicazione di un testamento olografo, le parti interessate devono inviare una istanza scritta direttamente al Console Generale, il quale provvederà alla loro convocazione e all’apertura, innanzi a loro e a due testimoni, del testamento. L’originale del testamento, insieme al verbale di pubblicazione firmato dalle parti e dai testimoni, verrà quindi conservato agli atti dell’Ufficio Consolare. Una copia autentica dell’atto e del verbale verrà inviata all’Archivio Notarile Distrettuale competente, per il successivo inoltro al Registro Generale dei Testamenti. Le parti interessate alla pubblicazione di un testamento olografo dovranno presentare una copia integrale dell’atto di morte del defunto.
3. ATTI PUBBLICI
Si tratta di una tipologia di atti giuridici (come ad esempio l’atto di donazione) per i quali la legge prevede la forma dell’atto pubblico.
4. ATTIVITÀ DI AUTENTICAZIONE AMMINISTRATIVA
L’attività di autenticazione è normalmente svolta da un pubblico funzionario del Consolato. Trattasi in particolare di:
- AUTENTICA DI FIRMA: consiste nell’attestazione da parte del pubblico funzionario della provenienza di un atto da parte del soggetto che lo ha firmato. Per procedere all’autenticazione della firma, è necessario presentarsi personalmente presso il Consolato con un documento di riconoscimento valido;
*IMPORTANTE* – Ai sensi di quanto disposto dal D.P.R. 445/2000 e dalle altre leggi in vigore in materia di autentiche di sottoscrizioni, si fa presente che è possibile autenticare le firme apposte dagli interessati, che ne facciano richiesta, soltanto su istanze o dichiarazioni, anche in formato di moduli già predisposti, rivolte a soggetti privati (banche, istituti assicurativi, ecc.) soltanto quando:
– La redazione del testo sia in lingua italiana oppure in lingua straniera allegando idonea traduzione in lingua italiana;
– Nel caso di dichiarazioni o istanze predisposti su moduli, questi dovranno necessariamente essere debitamente compilati, avendo cura di sbarrare le parti non riempite.
In nessun caso è possibile autenticare la sottoscrizione dei richiedenti interessati su fogli o moduli in bianco.
- AUTENTICA DI FOTOGRAFIA: a tal fine è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e tre fotografie uguali.
L’AUTOCERTIFICAZIONE
Per “autocertificazione” si intende “la certificazione prodotta dall’interessato in sostituzione della normale certificazione”. Tale normativa, introdotta dalla legge 15/1968 e successivamente ampliata da ultimo con il D.P.R 28 dicembre 2000 n. 445, conferisce al cittadino la possibilità di fornire alla Pubblica Amministrazione ed ai gestori di pubblici servizi le stesse notizie presenti in un registro pubblico in modo semplice e senza oneri.
La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione è concessa a tutti i cittadini italiani e dei Paesi europei.
La facoltà di avvalersi di dichiarazioni sostitutive è stata estesa anche ai cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.
L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive possono essere utilizzate nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi.
Non possono invece essere utilizzate nei rapporti tra i privati, salvo che gli stessi non vi acconsentano, e davanti all’autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.
Certificati sostituiti dall’autocertificazione:
1. NORMALI CERTIFICAZIONI
Si può dunque ricorrere all’autocertificazione nei seguenti casi:
- data e luogo di nascita;
- residenza;
- cittadinanza;
- godimento dei diritti politici;
- stato civile (celibe/nubile, coniugato/a o vedovo/a);
- stato di famiglia;
- esistenza in vita;
- nascita del figlio;
- decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
- posizione agli effetti degli obblighi militari;
- iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla Pubblica Amministrazione;
- titoli di studio acquisiti;
- qualifiche professionali;
- esami sostenuti universitari e di stato;
- titoli di specializzazione;
- titoli di abilitazione;
- titoli di formazione;
- titoli di aggiornamento;
- titoli di qualificazione tecnica;
- situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
- assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare;
- codice fiscale o partita IVA;
- qualsiasi dato dell’anagrafe tributaria;
- stato di disoccupazione;
- qualità di pensionato e categoria di pensione;
- qualità di studente;
- qualità di casalinga;
- qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
- iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
- adempimento o meno degli obblighi militari compresi quelli di cui all’art. 77 del D.P.R. n. 237/64 come modificato dall’art. 22 della legge 958/86;
- assenza di condanne penali;
- qualità di familiare a carico;
- tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile.
Modalità della dichiarazione sostitutiva di certificati:
La dichiarazione sostitutiva delle normali certificazioni si può fare scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive.
Inoltre, è possibile trasmettere documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo telematico e informatico alle Amministrazioni Pubbliche.
2. ATTI NOTORI
Gli interessati possono ricorrere all’autocertificazione per tutti gli stati, fatti e qualità personali che non siano certificabili da parte di una pubblica amministrazione, mediante dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ai sensi dell’art.47 del DPR 445/2000.
Inoltre, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare anche circostanze relative ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la possibilità di attestare la conformità all’originale di una pubblicazione.
La dichiarazione sostitutiva di atti notori può essere fatta dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l’amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, ha a disposizione 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione.
Validità delle dichiarazioni sostitutive di normali certificazioni e di atti notori:
Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono.
Normalmente i certificati hanno validità per sei mesi dalla data in cui sono stati rilasciati, salvo che norme di legge o regolamentari non dispongano una validità superiore. La validità delle certificazioni anagrafiche e quelle relative allo stato civile è prolungabile se l’interessato dichiara che i dati contenuti nel certificato non hanno subito modifiche e sottoscrive tale dichiarazione.
Hanno validità illimitata, invece, i certificati e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali che non sono soggetti a modificazioni (nascita, morte, conseguimento titoli di studio, ecc.).
Casi in cui l’autocertificazione non è MAI ammessa
La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione non è mai ammessa per i certificati:
- medici;
- sanitari;
- veterinari;
- di origine;
- di conformità all’Ue;
- marchi;
- brevetti.
Casi in cui la Pubblica Amministrazione NON PUÒ chiedere certificazioni ai cittadini
L’articolo 15 della Legge 12/11/2011 n. 183 ha introdotto il divieto per gli uffici della Pubblica Amministrazione di rilasciare certificati da far valere presso altri pubblici uffici o presso aziende private che gestiscono servizi pubblici.
Pertanto, nel caso in cui si debbano certificare i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, la Pubblica Amministrazione non può più chiedere certificazioni al cittadino, ma è sufficiente che questi esibisca un suo documento di riconoscimento.
La registrazione dei dati avviene attraverso la fotocopia non autenticata del documento stesso.
Se il documento non è più valido, l’interessato deve dichiarare, in margine alla fotocopia, che i dati contenuti nel documento non sono variati dalla data del rilascio.
Sanzioni per i cittadini che forniscono dichiarazioni non veritiere
Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni, sono tenute a effettuare i controlli necessari.
Nel caso vengano riscontrate dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti con la reclusione da uno a tre anni, ai sensi dell’art. 495 del codice penale e delle leggi in materia.
Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti grazie a provvedimenti basati su dichiarazioni non veritiere.
Documenti di riconoscimento e di identità
In tutti i casi in cui viene richiesto un documento di identità esso può essere sostituito da un documento di riconoscimento equipollente. Sono considerati equipollenti alla carta di identità:
- Il passaporto;
- La patente di guida;
- La patente nautica;
- Il libretto di pensione;
- Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;
- Il porto d’armi;
- Le tessere di riconoscimento rilasciate da un’Amministrazione dello Stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente.
Nel caso il documento sia scaduto, esso può essere ugualmente esibito, con una dichiarazione dell’interessato sulla fotocopia del documento attestante che i dati in esso contenuti non sono cambiati.